Arbeidseksempel - HMS-håndbok og risikovurdering (Malerfirma)

1. Bakgrunn og mål

Malerfirmaet skal levere tilbud på et større oppdrag. Oppdragsgiver krever dokumentert HMS-arbeid og risikovurderinger før kontrakt inngås. Samtidig ønsker virksomheten å få på plass et praktisk HMS-system som faktisk brukes i hverdagen - ikke bare "permer for tilsyn".

Mål for leveransen

Oppfylle krav til systematisk HMS-arbeid (internkontroll) med skriftlig dokumentasjon der regelverket krever det.
Etablere en HMS-håndbok med tydelige roller, rutiner og praksisnære sjekklister for malerarbeid.
Gjennomføre risikovurderinger (fall, kjemikalier, støv, ergonomi, trafikk mv.) og definere konkrete tiltak.
Innføre enkel avvikshåndtering og rutiner for ulykker/nestenulykker.
Lage en plan for oppfølging (HMS-årshjul, HMS-møter, vernerunder).

I Norge skal arbeidsgiver sørge for systematisk HMS-arbeid i samarbeid med arbeidstakerne, inkludert å kartlegge farer og vurdere risiko samt iverksette rutiner for avvik - dette følger bl.a. av Arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften § 5.

2. Prosess - slik gjennomføres oppdraget

Eksempel på gjennomføringsplan for et malerfirma med 8 ansatte.

Fase	Hva vi gjør	Output / leveranse
1. Oppstart	Avklarer omfang, oppdragstyper, bemanning, bruk av underentreprenører.	Plan for leveransen + innhentingsliste (SDS/stoffkartotek)
2. Kartlegging	Gjennomgang av arbeidsoperasjoner: innvendig/utvendig maling, sliping, høydearbeid, sprøyting, rengjøring.	Risiko- og tiltaksliste (utkast) + forslag til prioriterte tiltak
3. HMS-håndbok	Tilpasser HMS-håndboken til bedriften: roller, mål, rutiner og sjekklister. Bygger struktur som er enkel å vedlikeholde.	HMS-håndbok v1.0 + sjekklister og skjemaer
4. Implementering	Kort opplæring/brief i bruk av dokumentene: hvordan gjøre jobb-SJA, rapportere avvik, og bruke sjekklister.	Signeringsliste + plan for HMS-møter og intern revisjon

Dokumentasjon skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse, og enkelte elementer må være skriftlige (bl.a. mål, ansvarsfordeling, risikovurdering/tiltak, avviksrutiner).

3. Leveranseoversikt

Dette er typiske dokumenter som leveres i en "anbudsklar" HMS-pakke.

A. HMS-håndbok (tilpasset bedriften)

HMS-policy og mål
Roller, ansvar og myndighet (daglig leder, arbeidsleder, verneombud/HMS-representant, ansatte)
Rutiner for opplæring, verneutstyr og sikker jobbgjennomføring
Rutiner for kjemikalier/stoffkartotek og håndtering av farlige stoffer
Rutiner for arbeid i høyden (stige/stillas), fallsikring og orden/ryddighet
Beredskap (førstehjelp, brann, varsling) og håndtering av ulykker
Avvik, forbedringer og dokumentstyring

B. Systematisk risikovurdering

Risikovurderingsregister (arbeidsoperasjoner, farer, risikonivå, tiltak, ansvar og frist)
Risikomatrise (5x5) og kriterier for sannsynlighet/konsekvens
Tiltaksplan og oppfølging (status, rest-risiko)

C. Prosedyrer og skjemaer

Prosedyre: Avvik og avvikshåndtering
Prosedyre: Ulykker og nestenulykker (førstehjelp, varsling, gransking)
Sjekklister: oppstart på oppdrag, stige, kjemikalier/merkeplikt, verneutstyr

4. HMS-håndbok (eksempelutdrag)

Under følger et komprimert utdrag som viser nivå og struktur i en HMS-håndbok. I en reell leveranse fylles detaljer inn med bedriftens faktiske utstyr, produkter, lokasjoner og ansvarlige.

4.1 HMS-policy

Fjord & Farge Malerservice AS skal ha et arbeidsmiljø som er fullt forsvarlig og forebygger skader og helseplager. Vi jobber systematisk for å redusere risiko knyttet til arbeid i høyden, kjemikalier, støv og belastningsskader. Alle ansatte skal medvirke og rapportere avvik/nestenulykker slik at vi lærer og forbedrer oss.

Årlige HMS-mål (eksempel)

0 fraværsskader (skader med sykefravær).
Minst 1 vernerunde per kvartal og 1 HMS-møte per måned i høysesong.
100% gjennomført opplæring i stigehåndtering og kjemikalier for alle ansatte.
Alle oppdrag skal ha gjennomført "jobb-SJA" (enkelt skjema) før oppstart på nye/ukjente lokasjoner.

4.2 Roller, ansvar og medvirkning

Rolle	Ansvar (kort)
Daglig leder	Overordnet HMS-ansvar, sørger for at internkontroll fungerer, ressurser og oppfølging.
Arbeidsleder / bas	Planlegger jobber, gjennomfører jobb-SJA, følger opp sjekklister og verneutstyr.
Verneombud / HMS-representant	Medvirker i HMS-arbeid, tar opp arbeidsmiljøforhold, deltar i vernerunder.
Ansatte	Følger rutiner, bruker verneutstyr, stopper arbeid ved fare, melder avvik og forbedringsforslag.

Internkontroll (systematisk HMS-arbeid) skal gjennomføres i samarbeid med arbeidstakerne, og arbeidstakerne skal medvirke. Kravene omfatter blant annet risikovurdering og skriftlige rutiner for avvik.

4.3 Rutiner for sentrale risikoområder

A) Kjemikalier og stoffkartotek

Alle kjemikalier som brukes (maling, lakk, grunning, rengjøringsmidler) skal ha sikkerhetsdatablad (SDS) tilgjengelig digitalt eller i perm på lager/bil.
Før bruk på nytt produkt: les SDS, vurder behov for åndedrettsvern, hansker og ventilasjon.
Bland aldri produkter uten å sjekke kompatibilitet. Unngå sprøyting innendørs uten dokumentert ventilasjonsløsning og egnet åndedrettsvern.
Avfall (malingsrester, tynnere, forurensede filler) håndteres som farlig avfall når det er krav om det, og leveres godkjent mottak.

B) Arbeid i høyden - stige, stillas og fallsikring

Stige brukes kun til kortvarige oppgaver når det er forsvarlig. For lengre arbeid eller sideveis rekkevidde: vurder stillas/arbeidsplattform.
Kontroller stige før bruk (trinn, fot, lås, skader). Sikre stabilt underlag og korrekt vinkel.
Tre-punktskontakt ved opp- og nedstigning. Ikke bær tunge spann i stige - bruk heising eller annet utstyr.
Ved arbeid over 2 meter på utsatt sted: vurder fallsikring og/eller alternative arbeidsmetoder.

C) Personlig verneutstyr (PVU)

PVU skal være tilgjengelig, tilpasset jobben og brukes konsekvent: vernesko, hansker, briller/visir, hørselvern ved behov, og åndedrettsvern ved støv/sprøyting.
Arbeidsleder kontrollerer at PVU er i orden og at ansatte har fått opplæring i korrekt bruk.
Defekte eller forurensede PVU byttes ut umiddelbart.

5. Risikovurdering (eksempel)

Risikovurderingen bygger på systematisk kartlegging av forhold som kan føre til personskader, helseplager eller sykdom, og vurdering av tiltak som reduserer risiko. Metode og omfang tilpasses virksomheten.

5.1 Skala for sannsynlighet og konsekvens

Verdi	Sannsynlighet (S)	Konsekvens (K)
1	Svært sjelden / usannsynlig	Ubetydelig (førstehjelp, ingen fravær)
2	Sjelden	Mindre alvorlig (kort fravær, mindre materielle skader)
3	Mulig	Alvorlig (fraværsskade, behov for medisinsk behandling)
4	Sannsynlig	Meget alvorlig (varig mén, alvorlig skade)
5	Svært sannsynlig	Kritisk (livstruende / dødsfall)

5.2 Risikomatrise (5x5)

S \ K	1	2	3	4	5
5	5	10	15	20	25
4	4	8	12	16	20
3	3	6	9	12	15
2	2	4	6	8	10
1	1	2	3	4	5

Tolkning: 1-4 = lav risiko (akseptabel med grunnrutiner), 5-9 = moderat (planlagte tiltak), 10-16 = høy (tiltak før/under arbeid), 17-25 = kritisk (stopp/endre metode til risiko er redusert).

5.3 Risikovurderingsregister - malerarbeid (utdrag)

Område	Fare	Risiko	Tiltak (eksisterende + nye)	Ansvar
Arbeid i høyden	Fall fra stige (2-4 m)	12 Høy	Sjekk stige, riktig vinkel, tre-punktskontakt. Nytt: Vurdere stillas ved arbeid >30 min, jobb-SJA før oppstart.	Arbeidsleder
Arbeid i høyden	Fall fra stillas/plattform	10 Høy	Montering iht. leverandør, rekkverk. Nytt: Krav om kompetent inspeksjon før bruk.	Arbeidsleder
Kjemikalier	Hudkontakt med løsemidler	9 Mod.	Hansker og langermet ved blanding. Nytt: Standardiser hansketype, SDS-sjekk ved nytt produkt.	Daglig leder
Kjemikalier	Innånding ved sprøyting	8 Mod.	Åndedrettsvern tilgjengelig. Nytt: Forby sprøyting innendørs uten avklart ventilasjon.	Arbeidsleder
Støv	Støv fra sliping - luftveisplager	9 Mod.	Støvmaske ved sliping. Nytt: Krav om støvavsug på slipemaskiner, P3-filter.	Arbeidsleder
Ergonomi	Belastningsskader skulder/rygg	12 Høy	Variasjon i oppgaver, pauser. Nytt: Forlengerskaft, rotasjon, løftetrening.	Daglig leder
Orden	Snuble-/sklifare	8 Mod.	Rydding, tydelig ganglinje. Nytt: Oppstartssjekk, teip/merking av kabler.	Arbeidsleder
Transport	Trafikkulykke firmabil	10 Høy	Bilbelte, ingen mobil, vinterdekk. Nytt: Kjørepolicy + årlig kjørekurs.	Daglig leder
Verktøy	Kutt-/klemskader	6 Mod.	Hansker ved behov, riktig verktøy. Nytt: Sikkerhetsbrief, kontroll av vern/deksel.	Arbeidsleder
Brann	Brannfare fra løsemidler/filler	8 Mod.	Røykeforbud, avfallsbøtte med lokk. Nytt: Metallboks for filler, brannslukker i bil.	Daglig leder
El-verktøy	Strømskade defekt utstyr	8 Mod.	Visuell kontroll, jordfeilbryter. Nytt: Kvartalsvis verktøykontroll + merking.	Arbeidsleder
Ytre miljø	Utslipp ved vask av utstyr	6 Mod.	Samle opp vaskerester. Nytt: Fast vaskeplass med oppsamling, instruks.	Daglig leder

Kravet om å kartlegge farer, vurdere risiko og utarbeide planer/tiltak skal dokumenteres skriftlig, jf. internkontrollforskriften § 5 nr. 6.

6. Prosedyrer - avvik, nestenulykker og ulykker

6.1 Prosedyre: Avvik og forbedringer

Et avvik er brudd på interne rutiner eller krav i regelverk, eller en situasjon som kan føre til skade/helseplage. Nestenulykker skal registreres på lik linje med avvik.

Stopp og sikre dersom det er fare for liv/helse.
Meld avviket til arbeidsleder (og daglig leder ved alvorlige forhold) samme dag.
Registrer avviket i avviksskjema (kort beskrivelse, årsak, tiltak).
Korriger umiddelbart når mulig (rydde, sperre av, bytte utstyr).
Forebygg: vurder rotårsak og innfør tiltak som hindrer gjentakelse.
Følg opp i HMS-møte: status og læringspunkter.

Internkontrollforskriften krever skriftlige rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på HMS-krav.

6.2 Prosedyre: Ulykke / personskade

Gi førstehjelp og tilkall nødhjelp ved behov (113).
Sikre skadestedet for å hindre nye skader.
Varsle daglig leder så raskt som mulig.
Registrer hendelsen: hva skjedde, hvor, når, hvem, skadeomfang.
Gransk: vurder årsaker og læring. Oppdater risikovurdering og rutiner ved behov.
Meld til relevante myndigheter/forsikring når det er krav (bedriften har ansvar for å vurdere meldeplikt).

6.3 Skjema: Avvik / nestenulykke

Avviksskjema

Dato:

Registrert av:

Sted/oppdrag:

Beskrivelse (hva skjedde?):

Årsak (hvorfor skjedde det?):

Umiddelbare tiltak:

Forebyggende tiltak (på sikt):

Ansvarlig:

Frist:

Status:

Åpen / Under arbeid / Lukket

7. Oppfølging - HMS-møter, årshjul og sjekklister

HMS-systemet fungerer best når det er enkelt å bruke og det settes av faste tidspunkter for oppfølging.

7.1 HMS-årshjul (eksempel)

Måned/intervall	Aktivitet	Ansvar
Hver jobb	Jobb-SJA / oppstartssjekkliste før oppstart på nye/ukjente oppdrag	Arbeidsleder
Månedlig (høysesong)	HMS-møte 15-30 min (avvik, tiltak, plan, forbedringer)	Daglig leder
Kvartalsvis	Vernerunde / inspeksjon (stige, PVU, lager, biler)	Verneombud + leder
Halvårlig	Oppdatering av risikovurdering ved endringer (nye oppdrag, nye kjemikalier, nytt utstyr)	Daglig leder
Årlig	Gjennomgang av HMS-system (måloppnåelse, revisjon, opplæringsplan)	Daglig leder

7.2 Sjekkliste - oppstart på oppdrag

Oppstartssjekk

Oppdragssted avklart: adkomst, parkering, lagring av utstyr og avfall

Vurdert behov for stillas/arbeidsplattform vs. stige

Kjemikalier og SDS tilgjengelig (nye produkter sjekket)

Ventilasjon og støvtiltak avklart (sliping/sprøyting)

PVU sjekket: vernesko, hansker, briller, åndedrettsvern ved behov

Orden/ryddighet plan: kabler/slanger sikres, avfallshåndtering

Nødinformasjon: førstehjelpsutstyr og brannslukker tilgjengelig

7.3 Sjekkliste - stige

Stigekontroll

Stige uten synlige skader (trinn, vanger, låser, føtter)

Står stabilt på fast underlag og riktig vinkel

Sikret mot utglidning (ved behov) og ikke plassert foran dør/område med trafikk

Tre-punktskontakt ved klatring - verktøy fraktes trygt

Arbeidsoperasjon vurdert: er stige riktig metode?

7.4 Sjekkliste - kjemikalier

Kjemikaliehåndtering

SDS tilgjengelig for produktet og relevante farepiktogrammer kjent

Riktig hansketype og øyevern valgt for produktet

Ventilasjon/avsug avklart - åndedrettsvern ved behov

Ingen mat/drikke i arbeidsområdet ved bruk av kjemikalier

Avfall håndteres riktig (filler, rester, emballasje)

8. Resultat - hva kunden oppnår

Med HMS-håndbok, risikovurderinger og rutiner på plass står malerfirmaet sterkere i anbud og får en tryggere og mer forutsigbar arbeidshverdag.

Konkrete resultater

Bedriften kan dokumentere systematisk HMS-arbeid og risikovurderinger ved anbud/kontraktsinngåelse.
Redusert risiko for fallskader, kjemikalieeksponering og belastningsplager gjennom tydelige tiltak og sjekklister.
Enkelt system for avvik og læring som bidrar til kontinuerlig forbedring.
Bedre struktur på opplæring, ansvar og oppfølging (årshjul).

Regelverksnotat: Arbeidsgiver skal sørge for systematisk HMS-arbeid, herunder å kartlegge farer og vurdere risiko samt iverksette rutiner for avvik. Flere av punktene skal dokumenteres skriftlig. Se Arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften § 5 for nærmere krav.

Eksempelfirma	Fjord & Farge Malerservice AS (fiktivt)
Bransje	Maler- og overflatebehandling
Antall ansatte	8 (inkl. daglig leder)