Mål
- •Standardisert onboarding (samme grunnopplæring hver gang)
- •Rollebasert onboarding (kort vei til det som er relevant)
- •Målbar onboarding (sjekklister + kriterier for "klar")
- •Enkelt vedlikehold (én kilde, tydelig eierskap)
Arbeidseksempel
Onboarding-guider
Fiktivt case: PakkePilot AS (logistikk/fulfillment med høy sesongbemanning)
Hovedinnhold
Oversikt
Bakgrunn: PakkePilot AS leverer lager/fulfillment og sisteledd-distribusjon for nettbutikker. I høysesong (Black Week, jul, sommersalg) øker bemanningen raskt. Turnover er høy fordi mange er midlertidige, deltidsansatte eller studenter.
Målgrupper
- •Ansatte: sesongmedarbeidere i terminal/lager og bud/sjåfører
- •Kunder: nettbutikker som skal sette opp lager/fulfillment og/eller frakt med PakkePilot
Hurtigstart
Dette må være på plass før første vakt
- •Signert arbeidsavtale og registrert bankkonto
- •Gyldig ID kontrollert (krav for adgang til terminal)
- •Tildelt rolle: Lager/terminal eller Bud/sjåfør
- •Oppmøtested, tid og kontaktperson bekreftet (SMS + e-post)
- •Tilgang: e-post/bruker, vaktplan-app, skiftgruppe i chat
- •Utstyr klargjort: adgangskort, refleksvest/uniform, skanner (terminal) eller telefonholder (sjåfør)
Preboarding
Mål: riktig tilgang/utstyr før oppmøte, og tydelig ansvar.
| Aktivitet | Ansvar | Frist |
|---|---|---|
| Arbeidsavtale signeres og personaldata registreres | People Ops | Senest 3 dager før |
| Tilganger opprettes (e-post, vaktplan, skiftgruppe) | IT/People Ops | Senest 2 dager før |
| Oppmøtemelding med tid/sted + kontaktperson sendes | People Ops | Senest 1 dag før |
| Utstyr settes klart (kort, vest, skanner) | Teamleder/Drift | Før oppmøte |
| Buddy/fadder tildeles for første vakt | Teamleder | Før oppmøte |
Første dag
Standard program som kan kjøres likt hver gang (90 minutter).
| Tid | Innhold |
|---|---|
| 0-10 min | Velkomst, innsjekk, utdeling av utstyr |
| 10-25 min | HMS og sikkerhet: nødutganger, løfteteknikk, varsling av avvik |
| 25-40 min | Kjerneflyt i driften: innlevering → sortering → utlevering |
| 40-60 min | Systemer: skanner/app, hvordan logge inn, hva du gjør hvis noe feiler |
| 60-90 min | Praktisk trening: 1-2 øvelser i riktig sone (buddy følger) |
Rollebasert opplæring
Velg riktig spor. Hvert spor inneholder fokusområder og enkle kriterier for å være «klar».
Spor A: Lager/terminal
Fokus og standarder
- •Oppstart: Finn riktig sone (innkommende, plukk, pakk, utgående)
- •Skanner: Skann alltid strekkode før flytt, bekreft lokasjon i systemet
- •Kvalitet: Sjekk emballasje, vekt/volum, og at etikett matcher varen
- •Avvik: Stopp - merk - meld (bruk avvikskode i skanner, varsle teamleder)
- •Sikkerhet: Tunge løft, trafikksoner, bruk av tralle/palleløfter
Kriterier for å være "klar på gulvet" etter 2 vakter:
- •Kan logge inn og finne riktig arbeidsoppgave i systemet
- •Skanner riktig (0 kritiske feil i siste time av vakt)
- •Kjenner til 3 viktigste avvikstyper og hvordan de meldes
- •Vet hvem som er teamleder på skiftet og hvor HMS-informasjon finnes
Spor B: Bud/sjåfør
Fokus og standarder
- •Før avreise: Sjekk rute i app, bekreft last og antall stopp
- •Leveringsstandard: Høflig dialog, levering i riktig sone, alltid dokumentasjon (signatur/foto)
- •Feillevering/ingen hjemme: Følg "3-trinns regel" (ring - melding - avvik i app)
- •Trafikksikkerhet: Ingen bruk av mobil i hånd, pauser etter retningslinje
Kriterier for å være "klar på rute" etter første dag:
- •Kan bruke rute-appen og registrere leveringsstatus
- •Kjenner til eskalering ved avvik (supportnummer + teamleder)
- •Forstår krav til dokumentasjon (foto/signatur der nødvendig)
- •Har gjennomført sikkerhetsbrief
Praktisk informasjon
Oppmøte og arbeidstid
- •Møt 10 minutter før vaktstart for innsjekk/utstyr
- •Pauser registreres etter lokale retningslinjer (teamleder informerer)
- •Bytte av vakt: skal alltid godkjennes i vaktplan-appen
Lønn og fravær
- •Timelister godkjennes ukentlig i vaktplan-appen
- •Fravær meldes så tidlig som mulig via app + SMS til teamleder
- •Ved sykdom over 3 dager: følg rutine for sykmelding (People Ops)
HMS og avvik
- •Stopp arbeid ved fare for skade og varsle teamleder
- •Alle avvik registreres samme vakt (skanner/app) og beskrives kort
- •Nødnummer internt: 999 99 999 (fiktivt) - bruk kun ved akutt hendelse
Oppgaveoversikt (kort)
Lager/terminal
Oppgaver: Sortere, plukke, pakke, etikett/scan, last til utgående
Ferdig/mestringskriterier: 0 feil etikett, riktige lokasjoner, avvik meldt
Bud/sjåfør
Oppgaver: Laste rute, levere, dokumentere, håndtere avvik
Ferdig/mestringskriterier: Levering innen tidsvindu, korrekt dokumentasjon, god kundedialog
Teampresentasjon og kontaktpunkter
| Rolle | Navn | Kontakt |
|---|---|---|
| Teamleder - Terminal (kveld) | Sara L. | sara.l@pakkepilot.no / 999 99 999 |
| Teamleder - Sjåførteam | Amir N. | amir.n@pakkepilot.no / 999 99 999 |
| People Ops (kontrakt/lønn) | Mina R. | people@pakkepilot.no |
| IT/tilgang | Supportdesk | it@pakkepilot.no |
| HMS-ansvarlig | Kjetil B. | hms@pakkepilot.no |
FAQ (ansatte)
- Hva gjør jeg hvis skanneren/app'en ikke virker?
- Start med å logge ut og inn. Hvis det ikke hjelper: kontakt teamleder og registrer avvik "Systemfeil".
- Hva hvis jeg kommer for sent til vakt?
- Gi beskjed så tidlig som mulig i chat + SMS til teamleder.
- Kan jeg bytte vakt med en kollega?
- Ja, men det skal registreres i vaktplan-appen og godkjennes av teamleder.
Vedlikehold og sjekkliste
Eierskap og oppdatering
- •Eierskap: People Ops eier ansattguiden, Customer Success eier kundeguiden.
- •Oppdateringsrytme: minimum kvartalsvis + umiddelbart ved endring i system/prosess.
- •Feedback: 3-spørsmål etter første uke (ansatte) og etter go-live uke 1 (kunder).
- •Kilde: én hovedside/portal. PDF brukes kun som eksport for deling.
Sjekkliste: Før første vakt
- •Jeg vet når og hvor jeg skal møte
- •Jeg har kontaktinfo til teamleder
- •Jeg har lastet ned vaktplan-appen og kan logge inn
- •Jeg vet hvilken rolle jeg skal ha (terminal eller sjåfør)
- •Jeg vet hva jeg må ta med (ID, klær/sko etter instrukser)
Last ned eksempel dokumenter
Trenger du onboarding-guider eller teknisk dokumentasjon?
Kontakt oss